Regulacja pracy zdalnej według aktualnych przepisów specustawy

Ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej jako specustawa COVID) w art. 3 wskazuje, iż w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). 

W świetle powyższego przepisu specustawy COVID, praca zdalna (home office) zlecana jest na podstawie swobodnej decyzji pracodawcy, która może mieć charakter wyłącznie prewencyjny i która jest wiążąca dla pracownika. Pracownik powinien ją traktować jako polecenie służbowe.

Wobec braku szczegółowej regulacji ustawowej (specustawa COVID z 3 marca tylko wprowadziła pojęcie, formalną podstawę do wydania polecenia pracownikowi takiego sposobu świadczenia pracy, bez szczegółowego czy choćby kierunkowego określenia zasad), wskazane jest wprowadzenie przez pracodawcę uregulowań wewnętrznych, czy to w postaci regulaminu czy zarządzenia. Jest to o tyle istotne, iż stosując home office na warunkach określonych w specustawie, pracodawcy muszą mieć świadomość, iż nadal wiążą ich obowiązki określone w Kodeksie Pracy i które nie znikają wraz z pracą zdalną, m.in. w zakresie BHP oraz ochrony danych osobowych. Oznacza to, że w razie podjęcia decyzji o poleceniu wykonywania pracy zdalnej w związku z koronawirusem, pracodawca powinien uprzednio określić zasady jej świadczenia poprzez wdrożenie tzw. regulaminu home office.

Co ma określać regulamin pracy zdalnej?

Regulamin, poza wskazanymi powyżej kwestiami, powinien dookreślać także zasady, według których pracownik ma wykonywać swoje obowiązki i sposób kontrolowania jego pracy przez pracodawcę a także wskazywać procedurę porozumiewania się z pracownikiem, w tym m.in.:

– określenie zasad dyspozycyjności pracownika,

– sposób przekazywania pracownikowi zadań do wykonania i sposób przekazywania pracodawcy efektów pracy pracownika,

– sposób potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia pracy,

– uregulowanie kwestii narzędzi służących do pracy zdalnej itp.

Określenie i sformalizowanie takich reguł ułatwi współpracę obu stronom i sprawi, że home office będzie świadczony w sposób bardziej efektywny, a także zminimalizowane zostanie ryzyko nieporozumień i konfliktów w tym zakresie.

Należy jeszcze podkreślić, iż uregulowania specustawy COVID mają charakter czasowy, według art. 36 ustawy, przepisy dot. m.in. pracy zdalnej obowiązywać będą w okresie 180 dni od dnia wejścia w życie specustawy, co miało miejsce w dniu 8 marca 2020 r.

Nasza Kancelaria posiadająca duże doświadczenie i kompetencje w zakresie szeroko rozumianego prawa pracy oferuje kompleksową pomoc w zakresie wdrożenia rozwiązań dotyczących pracy zdalnej.