Koronawirus a zmiany w kodeksie spółek handlowych dot. odbywania posiedzeń organów spółek kapitałowych

Niemalże co kilka dni w Sejmie poddawane są pod głosowanie pakiety nowych przepisów mających na celu ochronę gospodarki przed negatywnymi następstwami ekonomicznymi epidemii koronawirusa. Dla osób prowadzących działalność gospodarczą w formie spółek istotne mogą być zmiany ułatwiające ich funkcjonowanie w tym trudnym czasie, szczególnie iż jest to okres, w którym spółki zwołują zgromadzenia wspólników lub walne zgromadzenia akcjonariuszy.

Początkowe projekty przewidywały jednak jedynie ułatwienia w odbywaniu posiedzeń rad nadzorczych spółek handlowych, milcząc jednak na temat posiedzeń organów właścicielskich w spółkach jakimi są właśnie zgromadzenia wspólników albo walne zgromadzenia akcjonariuszy. Ostatecznie w 31 marca 2020 r. uchwalona została ustawa w brzmieniu uwzględniającym wszystkie organy spółek. Ustawa ta została jeszcze tego samego dnia podpisana przez Prezydenta oraz ogłoszona w Dzienniku Ustaw, zaś jej przepisy weszły w życie z dniem ich ogłoszenia, czyli  z dniem 31 marca 2020 r.

Nowe przepisy umożliwiają odbywanie posiedzeń organów spółek handlowych w sposób zdalny, pod warunkiem, że taki tryb posiedzeń nie został jednoznacznie wykluczony w umowie lub statucie spółki. Dla przypomnienia warto wspomnieć, że w dotychczasowym stanie prawnym mieliśmy do czynienia z odwrotną sytuacją, tzn. odbywanie posiedzeń zdalnych było możliwe tylko jeżeli umowa spółki zezwalała na przeprowadzenie posiedzeń w ten sposób. Biorąc pod uwagę panujący stan epidemii i ograniczenia odnośnie zgromadzeń taka zmiana wydaje się być jak najbardziej zasadna. Co jednak mówią zmiany w kontekście poszczególnych organów?

Jeśli chodzi o zarząd to zgodnie z nowymi przepisami w jego posiedzeniach można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Co więcej, wprowadzono możliwość podejmowania przez zarząd uchwał   w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Członkowie zarządu mogą teraz także brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu. Dotychczas jedynie doktryna oraz orzecznictwo dopuszczały możliwość odbywania posiedzeń zdalnych zarządu oraz pisemnego albo zdalnego głosowania na posiedzeniach zarządu, o ile tylko umowa czy statut spółki przewidywał takie tryby. Teraz możliwość taka wynika wprost ze znowelizowanych przepisów Kodeksu spółek handlowych.

W przypadku rad nadzorczych zmian jest trochę więcej. Przede wszystkim wprowadzono zasadę analogiczną, jak w przypadku zarządów spółek, tj. rady nadzorcze będą mogły obradować w sposób zdalny oraz głosować w sposób pisemny i zdalny, o ile umowa lub statut spółki nie wyłącza takiej możliwości. Trzeba jednak pamiętać o dwóch ograniczeniach. Po pierwsze pisemne głosowanie jest wyłączone w przypadku spraw wprowadzonych do porządku obrad na danym posiedzeniu rady nadzorczej. Po drugie dla ważności uchwał podjętych w trybie pisemnym albo zdalnym wymagane jest powiadomienie wszystkich członków rady nadzorczej o treści projektu uchwały a co najmniej połowa z nich musi wziąć udział w jej podejmowaniu. Nowe przepisy znoszą także dotychczasowy zakaz podejmowania uchwał rady nadzorczej w trybie zdalnym dotyczących: a) wyboru przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, b) powołania członka zarządu, c) odwołania i zawieszania w czynnościach ww. osób, o ile czynności te należą do kompetencji rady nadzorczej na podstawie przepisów prawa, postanowień umowy lub statutu spółki.

Nowe przepisy wprowadziły także ułatwienia dla organów właścicielskich spółek. Przede wszystkim przyjęto tryb podobny jak w przypadku zarządów i rad nadzorczych. Tak więc zgromadzenia będą mogły odbywać się zdalnie oraz będą mogły podejmować uchwały w trybie zdalnym, o ile umowa lub statut spółki nie wyłącza wprost takiego trybu. Jednak w przypadku  organów właścicielskich spełnione muszą być jeszcze dodatkowe warunki. Przede wszystkim  o odbyciu zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy w trybie zdalnym musi postanowić zwołujący, czyli najczęściej zarząd spółki. Po drugie, niezbędne jest uchwalenie przez radę nadzorczą, a przy jej braku w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością przez wspólników, regulaminu wskazującego zasady udziału w zdalnym zgromadzeniu. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń innych niż takie, które będą niezbędne dla identyfikacji wspólników obecnych w obradach zdalnego zgromadzenia wspólników oraz zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji zdalnej. Jednocześnie, z uwagi na fakt, że nie jest możliwe odbycie zdalnego zgromadzenia w celu uchwalenia pierwszego regulaminu zgromadzeń zdalnych, to przepisy przewidują, że jego przyjęcie może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia na podstawie art. 240 Kodeksu spółek handlowych, tzn. jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść regulaminu zdalnych zgromadzeń.

Wydaje się, że możliwość funkcjonowania spółek w sposób zdalny powinna umożliwić  im płynność działania w sytuacji, w której fizyczne zbieranie się członków organów w jednym miejscu i czasie naraża ich zdrowie i niesie ryzyko zakażenia.